Urenregistratie: strak plannen, winstgevend werken
Op creativiteit staat geen tijd. Als creatieveling laat je je leiden door inspiratie. Want wat is er nu leuker dan het ontwerpen van de mooiste designs, het ontwikkelen van succesvolle campagnes en het vormgeven van een sprekende huisstijl? Mooie projecten en happy klanten staan centraal. Die focus op kwaliteit betaalt zich uit in toffe, nieuwe projecten. Maar zie je al die investeringen ook terug in de winstgevendheid van projecten?
Het beheersen van uren en kosten is ook voor creatieve bureaus van belang voor een gezonde bedrijfsvoering en een gezonde workload. Urenregistratie geeft inzicht en overzicht in de organisatie, projecten en facturatie. Hoe maak je van uren schrijven een succes? Wij vertellen je hoe je gewerkte uren het beste bij kunt houden.
De toegevoegde waarde van uren bijhouden
Als je nog twijfelt over de toegevoegde waarde van urenregistratie, laat dit feit dan even op je inwerken: teams die uren schrijven factureren tot 85% sneller. Ook jij kunt dit bereiken. Omdat uren schrijven niet zo leuk is en soms weerstand oproept, is de eerste stap om jouw medewerkers te laten begrijpen waarom uren registreren in hun voordeel en het voordeel van het bedrijf werkt.
Uren schrijven is belangrijk voor:
• Het verantwoorden van gemaakte uren naar de klant
• Inzichtelijk krijgen welke klanten en projecten rendabel zijn
• Bepalen of teams voldoende uren krijgen voor het leveren van kwaliteit
• Duidelijk overzicht in de voortgang van projecten
• Het maken van een realistische planning voor toekomstige projecten
• Achterhalen waar kostbare uren verloren gaan
• Sneller factureren van projecten en opdrachten
• Een goed beeld van de productiviteit van medewerkers en teams
Hoe creëer ik draagvlak voor urenregistratie
Het schrijven van uren zal nooit een hobby worden. Toch is het belangrijk om jouw mensen te overtuigen van de toegevoegde waarde van deze administratieve handeling. Op het moment dat jij jouw teams het belang van tijdschrijven en tijdregistratie kunt laten inzien, verdwijnt de terughoudendheid – en soms weerstand – tegen uren schrijven. Teamleden hebben er immers zelf ook profijt van. Door uren schrijven hebben zij zelf invloed op de werkdruk binnen de organisatie. Geef daarom duidelijk aan dat urenregistratie geen controlemiddel is, maar een inhoudelijk overzicht van alle bedrijfsprocessen, zoals de planning en verwachte toekomstige omzet.
Uren bijhouden in Excel of met software?
Het registreren van uren moet eenvoudig zijn. Hoe minder drempels en handelingen, hoe sneller teams het schrijven van uren accepteren. Voor urenregistratie zijn verschillende mogelijkheden. Startende bedrijven of zelfstandig ondernemers kunnen uren prima registreren in Excel. Een toegankelijk programma, waar je alle tools vindt die je nodig hebt voor uren bijhouden. Je kan ook gebruik maken van een losse tool of app om uren in te registeren.
Groeit jouw bedrijf snel en werk je inmiddels met teams aan verschillende projecten? Dan kan Excel rommelig en foutgevoelig worden, waardoor het veel tijd kost om alle uren te verzamelen en controleren. In dit geval kun je bijvoorbeeld kiezen voor software voor projectadministratie en urenregistratie. Daarmee blijft het registreren van uren voor teamleden net zo eenvoudig, terwijl het management veel meer inzicht krijgt in het succes van projecten.
Software voor urenregistratie
Voor urenregistratie zijn verschillende softwareoplossingen ontwikkeld. Neem bijvoorbeeld de projectmanagementsoftware van Jira. In de online omgeving van dit programma bespreek en bewaak je de voortgang van projecten door het schrijven van uren op taken die toegewezen zijn aan medewerkers. Door het bijhouden van een complete tijdregistratie zie je direct of de planning overeenkomt met de werkelijk gemaakte uren.
Een andere veelzijdige oplossing voor urenregistratie is Simplicate. De software van Simplicate maakt het mogelijk urenregistratie direct te koppelen aan projecten, budgetten en facturatie. In de online omgeving kan de voortgang van een project real-time gevolgd worden. Is een project afgerond? Controleer de geschreven uren, voer eenvoudig correcties door en stel direct een conceptfactuur op. Time well spend.
Meer tijd voor creativiteit
Uren schrijven werkt, maar alleen als je het goed doet. Zorg er dus voor dat de software of de tool die je gebruikt voor tijdregistratie simpel in gebruik is, ook voor teams die meerdere keren per dag uren schrijven. Daarnaast moet de software een projectmanager gemakkelijk en overzichtelijk inzicht in de (actuele) status van projecten geven.
Creatieve processen zijn vaak ongrijpbaar. Toch wil je als bureau kunnen sturen op een sluitende en passende projectbegroting, zonder teams onder druk te zetten. Door uren bijhouden werk je toe naar een optimale projectplanning, waar zowel jij, jouw teams en de klant enthousiast van worden. Zorg voor inzicht in uren, projecten en facturen en geef zelf vorm aan een werkomgeving waar de creativiteit tegen de plinten klotst!